Wir setzen uns für die Interessen, Rechte und den Schutz von Athlet*innen ein. Integrität, Fairness, Transparenz sowie ein respektvolles und sicheres Umfeld bilden die Grundlage unserer Arbeit.
Um diesen Ansprüchen gerecht zu werden, ist es wichtig, mögliche Missstände, Grenzverletzungen oder Regelverstöße innerhalb unserer Organisation frühzeitig zu erkennen und melden zu können. Dafür haben wir eine unabhängige Meldestelle eingerichtet.
Die Meldung erfolgt über ein sicheres, unabhängiges elektronisches Hinweisgebersystem, mit dem hinweisgebende Personen mögliche Gesetzesverstöße vertraulich und auf Wunsch anonym melden können. Dabei kann die Meldung online oder telefonisch abgegeben werden. Sie kann durch Dateien ergänzt werden und wird in einem geschützten System gespeichert, auf das nur autorisierte Personen Zugriff haben; Rückmeldungen erfolgen über ein anonymes „Schließfach“, sodass die Identität der hinweisgebenden Person gewahrt bleibt.
Nach Abgabe einer Meldung wird diese von der Ombudsperson geprüft und bearbeitet, wobei Athleten Deutschland verpflichtet ist, die hinweisgebende Person innerhalb von 3 Monaten (in komplexen Fällen bis zu 6 Monaten) über ergriffene oder geplante Maßnahmen zu informieren.
Die weitere Kommunikation zwischen Ombudsperson und hinweisgebende Person erfolgt über das elektronische Hinweisgebersystem, in dem sich die hinweisgebende Person mit Zugangscode und PIN einloggen kann, um Rückfragen zu beantworten, den Fortschritt einzusehen oder die Meldung herunterzuladen. Der Zugriff auf die Informationen ist nur auf berechtigte Personen beschränkt.
Nach der Meldung auf unserem Portal erhält die hinweisgebende Person eine Benachrichtigung über den Eingang der Meldung. Unsere Ombudsperson wird sich umgehend bei der hinweisgebenden Person über das Portal melden.
Nach deiner Meldung wird dein Anliegen von unserer Ombudsperson bearbeitet. Über die Plattform steht ihr in permanentem Austausch.
Nach Prüfung der Zuständigkeit beginnt die interne Untersuchung durch die jeweilige Ermittlungsinstanz.
Mit einer Meldung können Hinweise auf mögliche Verstöße oder Missstände im Zusammenhang mit Athleten Deutschland gegeben werden. Ziel ist es, Risiken frühzeitig zu erkennen, die Integrität des Vereins zu schützen und ein verantwortungsvolles Miteinander zu fördern.
Die Meldestelle trägt dazu bei, Fehlverhalten frühzeitig zu erkennen und Athleten Deutschland als Organisation kontinuierlich weiterzuentwickeln. Sie ermöglicht Mitarbeitenden, Ehrenamtlichen sowie externen Beteiligten, auf mögliche Verstöße hinzuweisen, ohne Nachteile befürchten zu müssen.
Die Meldestelle von Athleten Deutschland steht allen Personen offen, die im Zusammenhang mit der Arbeit des Vereins von möglichem Fehlverhalten Kenntnis erlangen. Dazu gehören insbesondere:
• Mitglieder (aktiv, passiv oder Fördermitglieder)
• Mitarbeitende und ehemalige Mitarbeitende
• Ehrenamtliche
• Bewerber*innen
• Teilnehmende an Veranstaltungen von Athleten Deutschland
• externe Partnerinnen, Dienstleisterinnen oder Förderpartner
Gemeldet werden können insbesondere Vorfälle oder Fehlverhalten, die in einem unmittelbaren Zusammenhang mit der Organisation, den Strukturen, der Arbeit oder den Aktivitäten von Athleten Deutschland stehen; zum Beispiel:
• Machtmissbrauch, Diskriminierung, Belästigung oder Gewalt (psychisch, physisch oder sexualisiert)
• Korruption, Betrug oder Interessenkonflikte
• Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften, z. B. Arbeits-, Datenschutz- oder Sicherheitsbestimmungen
• unethisches Verhalten im Rahmen von Projekten, Veranstaltungen oder der Vereinsarbeit
Die Meldestelle ist nicht zuständig für allgemeine Beschwerden, persönliche Konflikte ohne Bezug zu schwerwiegendem Fehlverhalten oder allgemeine Missstände im Sport.
Ein elektronisches Hinweisgebersystem ist ein sicherer digitaler Kanal für das vertrauliche Melden von Gesetzesverstößen. Es ermöglicht, Vorfälle vertraulich und anonym sowie online oder per Telefon zu melden. Das Meldesystem ist unabhängig von der IT von Athleten Deutschland. Es ist daher unmöglich zurückzuverfolgen, wer die hinweisgebende Person ist. Die Daten befinden sich gesichert in der Open Telekom Cloud der Plattform LegalTegrity, die das elektronische Hinweisgebersystem betreibt. Nur diejenigen, die zum Zugriff auf das System berechtigt sind, haben Zugang zu den Informationen.
Die Kommunikation erfolgt über ein anonymes digitales „Schließfach“, auf das sowohl die hinweisgebende Person als auch unsere Ombudsperson zugreifen können. Nach dem Absenden der Meldung erhalten Hinweisgebende einen persönlichen Code und vergeben eine PIN. Mit diesen Zugangsdaten kann später erneut auf das Schließfach zugegriffen und auf Rückfragen geantwortet werden.
Optional kann eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden, um über neue Nachrichten informiert zu werden. Diese ist für die Ombudsperson nicht sichtbar, kann die Anonymität jedoch einschränken.
Das Schließfach ist nur mit PIN und Code zugänglich. Beide Zugangsdaten sollten daher sicher aufbewahrt werden.
Hinweisgebende Personen müssen keine Nachteile befürchten, solange ihre Meldung nach bestem Wissen erfolgt und nicht missbräuchlich ist.
Meldungen können vollständig anonym abgegeben werden. Zugriff auf eingehende Hinweise haben ausschließlich speziell beauftragte und autorisierte Personen.
Solange die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung nach bestem Wissen davon ausgeht, dass ihre Angaben zutreffen, und die Meldung nicht missbräuchlich erfolgt, entstehen daraus keine negativen Konsequenzen – auch dann nicht, wenn eine spätere Prüfung keinen Verstoß feststellt.
Alle Meldungen werden durch die Ombudsperson bearbeitet. Diese entscheid über das weitere Vorgehen und melden sich spätestens innerhalb von 7 Tagen über das Meldesystem, falls Rückfragen bestehen oder zusätzliche Informationen benötigt werden. Hierzu meldet man sich erneut im Meldesystem an - mit dem 16-stelligen Zugangscode und der 4-stelligen PIN.
Annett Rombach ist Rechtsanwältin und Ombudsperson unserer Meldestelle. Sie ist eine auf Sport-, Wirtschafts- und IP-Recht spezialisierte Anwältin und Schiedsrichterin mit umfangreicher Erfahrung in internationalen Schiedsverfahren.
Sie nimmt Hinweise auf mögliche Missstände oder Regelverstöße entgegen und prüft diese vertraulich sowie unabhängig. Sie vermittelt zwischen den Beteiligten, schützt Hinweisgebende und sorgt dafür, dass Beschwerden fair bearbeitet und gegebenenfalls an zuständige Stellen weitergeleitet werden.
Hier ist die Verfahrensordnung für die Meldestelle hinterlegt.
