Wir suchen dich: Mitarbeiter*in Office Management & Organisation (m/w/d)
Wer wir sind
Wir sind Athleten Deutschland, die unabhängige Vertretung der Bundeskaderathlet*innen. Seit 2017 kämpfen wir mit unseren Mitgliedern für die Verwirklichung unserer Vision: Ein Sportsystem, das Athlet*innen optimale Bedingungen für ihre sportliche und persönliche Entfaltung bietet und sie als Menschen achtet. Unsere Arbeit ruht auf drei Säulen: die Auseinandersetzung mit sportpolitischen Fragestellungen, die Stärkung von Athletenvertreter*innen und die individuelle Beratung der Athlet*innen bei Anliegen und Sorgen. Mit Akribie, Mut und Leidenschaft arbeitet unser Team daran, diese Ziele konsequent voranzubringen. Jeden Tag scheitern wir besser und wachsen gemeinsam daran.
Deine Rolle
Als Mitarbeiter*in Office Management & Organisation sorgst du dafür, dass unsere Geschäftsstelle reibungslos funktioniert und unser Team bestmöglich arbeiten kann. Du behältst den Überblick über Termine, Prozesse und organisatorische Abläufe, unterstützt bei administrativen Aufgaben und trägst maßgeblich zu einer positiven und professionellen Arbeitsumgebung bei. Dabei arbeitest du eng mit dem gesamten Team zusammen und bist zentrale Anlaufstelle für organisatorische und administrative Fragestellungen.
Deine Aufgaben
Organisation und Koordination der Geschäftsstelle sowie Unterstützung bei administrativen Abläufen
Planung und Koordination von Terminen, Besprechungen und digitalen Meetings einschließlich Vor- und Nachbereitung sowie Protokollführung
Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs sowie Erstellung, Pflege und Verwaltung von Dokumenten und Vorlagen
Pflege und Weiterentwicklung administrativer Abläufe, Organisationsstrukturen und interner Prozesse
Unterstützung der vorbereitenden Buchhaltung und Pflege von Stammdaten
Organisation des Reisemanagements sowie Unterstützung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen
Koordination und Betreuung externer Dienstleister sowie Unterstützung bei der Einholung und Verwaltung von Angeboten
Unterstützung von Personalprozessen, insbesondere im Bewerbungsmanagement, Onboarding und Offboarding sowie bei der Koordination von Pflichtunterweisungen und weiteren organisatorischen Personalprozessen
Beschaffung, Verwaltung und Inventarisierung von Arbeitsmitteln und Büroausstattung sowie Sicherstellung einer bedarfsgerechten Ausstattung der Mitarbeitenden
Mitgestaltung einer positiven Teamkultur sowie Entwicklung und Koordination von Maßnahmen zur Förderung von Zusammenarbeit, Austausch und Mitarbeiterzufriedenheit
Das bringst du mit
Eine abgeschlossene Berufsausbildung im Assistenz-, Verwaltungs- oder Office-Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation
Erste Berufserfahrung in einer Assistenz-, Verwaltungs- oder Organisationstätigkeit
Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig strukturiert zu koordinieren
Freude an Kommunikation und Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartner*innen
Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (insbesondere Outlook, Word, Excel und Teams)
Idealerweise Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen und Terminen
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Eine selbstständige, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
Teamgeist, Eigeninitiative und eine hohe Serviceorientierung
Wir bieten dir
Eine sinnstiftende Tätigkeit in einer der spannendsten Organisationen der deutschen Sportlandschaft
Die Möglichkeit, die organisatorischen Strukturen von Athleten Deutschland aktiv mitzugestalten
Ein engagiertes Team mit offener Feedback- und Lernkultur
Flexible Arbeitszeiten und hybrides Arbeiten
Eine Beschäftigung in Teilzeit (29,25 Stunden/Woche)
Vergütung in Anlehnung an den TVöD Bund
30 Tage Urlaub (bezogen auf eine 5-Tage-Woche) sowie zusätzlich dienstfrei am 24.12. und 31.12.
Jobticket auf Wunsch
Vielfältige Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
Chancengleichheit & Vielfalt
Athleten Deutschland steht für Vielfalt, Chancengleichheit und Antidiskriminierung. Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Alter oder Behinderung. Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung werden Bewerber*innen mit Schwerbehinderung oder ihnen gleichgestellte Personen bevorzugt berücksichtigt. Bitte weise im Bewerbungsanschreiben auf eine Schwerbehinderung oder Gleichstellung hin, sofern du dies möchtest. Wir streben eine ausgewogene Geschlechterverteilung in allen Bereichen an und ermutigen insbesondere Personen aus unterrepräsentierten Gruppen ausdrücklich zur Bewerbung.
Athleten Deutschland e. V. wird durch das Bundeskanzleramt aufgrund eines Beschlusses des Deutschen Bundestages gefördert.
Bitte sende deine Bewerbung als PDF (inkl. Anschreiben und CV) mit frühestmöglichem Eintrittstermin bis zum 15.Juni 2026 per E-Mail an: jobs@athleten-deutschland.org.
Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!
